Je pense que l’on peut dire sans se tromper que nous aimerions tous tirer le meilleur parti de notre temps précieux et limité. Mais comment faire ?

Avez-vous besoin d’optimiser le temps que vous passez dans la journée ? Ce n’est pas le cas de tout le monde ! Je vous propose quelques suggestions pour vous aider à y parvenir, afin que vous ayez plus de temps pour faire ce qui est le plus important pour vous !

Doubler votre temps
Ayez quelque chose à faire avec vous pour ce retard inattendu, en attendant un rendez-vous, pendant l’entraînement ou la leçon d’un enfant – de la lecture, des cartes à écrire ou votre liste de choses à faire. Si vous voulez en profiter pour vous ressourcer, apportez le livre que vous avez hâte de terminer.

Écoutez les nouvelles en vous préparant le matin.

Passez des appels téléphoniques tout en effectuant des tâches anodines : marche, conduite d’une voiture/transports en commun, classement, désencombrement de votre bureau ou d’une autre surface ou pièce, lessive, nettoyage, repassage, déchargement du lave-vaisselle, etc. Envisagez de vous procurer une oreillette pour libérer vos mains.

Faites des tâches sans importance lorsque vous pouvez être interrompu.

Enregistrez ou Tivo les émissions de télévision et faites une avance rapide sur les publicités. Utilisez le temps de télévision pour lire le courrier, faire de l’exercice, repasser, nettoyer, faire des listes de courses, payer des factures, découper des coupons, emballer des cadeaux, etc.

Projets/performances de pointe
Faites les projets qui demandent de la concentration à des moments où vous ne serez pas interrompu, dans un endroit où il y a peu de distractions.

Décomposez vos projets en morceaux, puis en tâches spécifiques. Estimez le temps qu’il vous faudra pour accomplir chaque tâche. Additionnez le temps nécessaire à la réalisation de votre projet afin de savoir combien de temps vous devez consacrer au projet chaque jour.

Fixez une date limite pour l’achèvement de votre projet. En travaillant à l’envers, programmez les tâches spécifiques, en prévoyant une marge de manœuvre supplémentaire pour les retards inattendus. Prévoyez de terminer votre projet quelques jours à l’avance pour réduire votre niveau de stress.

Sachez quand vous avez le plus d’énergie et faites les tâches les plus difficiles à ce moment-là.

Faites de grands projets pendant de grandes périodes de temps et de petits projets pendant de petites périodes de temps.
Réservez des moments où vous ne voulez pas être interrompu et des moments où vous êtes disponible pour des questions, des conversations, des appels téléphoniques, etc. Informez les autres de ces heures. Enregistrez cette information sur votre boîte vocale. Faites des rappels polis, mais fermes, lorsque vous êtes interrompu pendant vos périodes de non-interruption.

Rendez-vous
Connaissez l’objectif de chaque rendez-vous et effectuez le travail requis à l’avance.

Déterminer les heures de début et de fin de chaque rendez-vous.

Planifiez les rendez-vous les uns après les autres, si possible.

Appelez ou envoyez un courriel pour confirmer les rendez-vous la veille.

Commencez vos rendez-vous à l’heure. Soyez à l’heure à vos rendez-vous ailleurs. Apportez avec vous quelque chose à faire si vous devez attendre.

Éteignez votre téléphone cellulaire et évitez toute autre interruption pendant votre rendez-vous. C’est un signe de respect du temps de l’autre personne et de l’importance de la réunion.
Réglez une alarme sur votre PDA, votre téléphone ou votre montre pour signaler l’heure de fin du rendez-vous.

Réunions
Connaissez l’objectif de la réunion et effectuez tout travail requis à l’avance. Si vous présidez une réunion et qu’il n’y a rien à faire, annulez-la plutôt que de faire perdre du temps aux gens.

Déterminez les heures de début et de fin de la réunion.

Envoyez ou demandez un ordre du jour écrit pour avoir le temps de réfléchir avant la réunion. Énumérez ou demandez le temps qui sera consacré à chaque point de l’ordre du jour afin de maintenir le rythme de la réunion.

Ne permettez pas à une personne de gaspiller le temps des autres participants à la réunion. Si nécessaire, limitez le temps de parole de chaque personne.

Envisagez des conférences téléphoniques, même si vos membres sont locaux, afin d’économiser le temps et les frais de déplacement.

Augmenter l’efficacité
Dites non aux choses qui ne contribuent pas à vos objectifs. Si c’est difficile pour vous, demandez un peu de temps pour y réfléchir, comparez-les à vos priorités, puis dites non.

Trouvez des moyens de simplifier votre vie, votre emploi du temps, etc.

Déléguez chaque fois que possible. Formez bien vos délégués ! Et prévoyez un moment pour le suivi.

Écrivez les choses que vous devez faire, vous souvenir, acheter, etc., plutôt que de perdre du temps plus tard à essayer de vous en souvenir.

Évitez les personnes qui vous font perdre du temps, à moins que vous ne vous sentiez “appelé” à cette relation.

Déterminez si une urgence ou une interruption est urgente et importante ou simplement urgente avant de modifier vos activités prévues. Ce n’est pas parce que c’est une urgence pour quelqu’un d’autre que cela doit nécessairement devenir une urgence pour vous !

Ne vérifiez pas votre courriel dès le matin ; faites plutôt ce qui est le plus prioritaire.

Préparez-vous la veille afin de pouvoir sortir le matin.

Paperasse
Mettez en place et maintenez un système de classement simple et efficace. Cela permet de gagner du temps car vous savez exactement où trouver les éléments dont vous avez besoin.

Dans la mesure du possible, traitez le courrier lorsque vous le recevez – répondez, classez, jetez, payez, etc. Ayez un endroit où vous gardez vos factures à payer dans l’ordre dans lequel elles doivent être payées. Payez vos factures à temps pour éviter les frais de retard ou les coûts de rebranchement, le désagrément de payer la facture en personne ou, dans le pire des cas, la coupure des services publics.

Obtenez des chèques qui font double emploi. Vous aurez une trace de chacun d’eux sans avoir à chercher les reçus, même si vous oubliez d’écrire le montant du chèque dans la caisse.

Ayez un endroit où vous gardez les articles qui ont besoin d’attention (papiers d’école qui doivent être signés, invitations, etc.) afin de ne pas perdre de temps à les chercher ou à les oublier.

Faire les courses/les courses/la conduite
Déplacez-vous autant que possible en dehors des heures de pointe. Si des horaires flexibles sont proposés au travail et que cela vous convient, vous pouvez gagner des heures en conduisant en dehors des heures de pointe.

Partagez les responsabilités de conduite avec d’autres parents pour les pratiques d’équipe/jeux, le groupe de jeunes et d’autres activités. Ou payez un coéquipier ou un ami pour qu’il conduise votre enfant.

Planifiez les courses à l’avance – combinez les courses et les rendez-vous dans la même zone pour réduire le temps de conduite ou les déplacements répétés. Ajoutez des courses avant ou après les heures où vous êtes de toute façon dehors.

Écoutez un livre sur cassette en conduisant, ou faites des tâches banales en vous arrêtant aux feux de circulation.

Lorsque vous faites les courses, si vous trouvez quelque chose dont vous savez que vous aurez besoin dans le futur, achetez-le, plutôt que de devoir le chercher plus tard.

Achetez des cadeaux et des cartes d’anniversaire en quantité. Pensez aux anniversaires du mois ou des deux mois à venir et achetez-les tous en même temps, plutôt que de faire un voyage spécial pour chaque occasion. Faites le plein de fournitures d’emballage en même temps. Gardez une réserve d’articles qui peuvent être utilisés pour des cadeaux inattendus.

Faites vos achats en ligne. Si vous dépensez un certain montant, la livraison est souvent gratuite. Veillez simplement à prévoir suffisamment de temps pour la livraison, surtout à Noël.

Gardez votre voiture en bon état de marche, évitez les urgences, les rendez-vous manqués et les pertes de temps.

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